Recruiting KPIs – Top 10 Kennzahlen zur Erfolgsmessung

Kennzahlengestütztes Recruiting – was bringen Recruiting KPIs?

 

Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse daran, den Erfolg ihrer Recruiting-Strategien messen zu können. Ob eine Rekrutierungskampagne verfängt und die gewünschten Bewerbergruppen von ihr angesprochen werden, kann nur analysiert werden, wenn eine ausreichende Zahlenbasis vorliegt. Viele Unternehmen sammeln und analysieren daher Daten, um den Erfolg und Nicht-Erfolg ihrer Strategien nachvollziehen zu können.

Dieses datengestützte Targeting von Zielgruppen ist im Online-Marketing längst Standard. Keine große Marketingstrategie kommt ohne Kennzahlen wie Klickrate, Views und Conversions aus. Ebenso wie die Aktivitäten von potenziellen Kunden, die sich mittlerweile stark im Internet konzentrieren, kann auch das Such- und Klickverhalten von Bewerbern messbar gemacht werden. Kunden wie Bewerber hinterlassen Datenspuren im Internet, die gezielt in die Steuerung von Kampagnen einbeziehen.

Auch Personalabteilungen und Personaldienstleister setzen auf Bewerbertracking und Datenanalyse. Allerdings halten noch relativ wenige Recruiter ihren eigenen Arbeitgeber in diesem Punkt für gut aufgestellt. Viele Recruiter sehen die Datenanalyse (noch) als artfremde Disziplin an.

Aber angeschoben durch zahlreiche innovative HR-Softwarelösungen, setzt sich allmählich die Erkenntnis durch, dass Recruiting KPIs sehr nützlich sein können. Beispielsweise um die Performance von verschiedenen Kanälen wie der eigenen Karrierewebsite, Social Media und Jobbörsen genauer einschätzen zu können. Auch die Tatsache, dass 61 % der Recruiter laut einer Vonq-Studie Schwierigkeiten haben, passende Bewerber zu finden, zeigt die Potenziale auf, die durch KPI gehoben werden können.

 

Das sind die Top 10 Recruiting KPIs

Nachfolgen erklären wir die aus unserer Sicht wichtigsten Recruiting KPIs, die eine starke Aussagefähigkeit über den Erfolg der eingesetzten Maßnahmen haben. Die Messung der richtigen Recruiting KPIs ist der erste Schritt, um den Prozess nachhaltig zu verstehen und optimieren zu können.

 

1) Time-to-fill

Die Kennzahl ist besonders herauszustellen. Sie gibt die durchschnittliche Dauer an, die von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle benötigt wird. Allerdings ist dabei nicht nur die bloße Zahl der Tage interessant, die zwischen Stellenausschreibung und Stellenbesetzung passiert, sondern auch die folgenden Fragen:

Wann wurde der Job ausgeschrieben?
Wie lange blieb die offene Stelle unbesetzt?
Wann und auf welchem Weg zeigte ein(e) Bewerber(in) Interesse?
Wann wurden die ersten Vorstellungsgespräche terminiert und durchgeführt?
Wann wurde ein(e) Kandidat(in) eingestellt?

Für eine hohe Aussagekraft des Recruiting-KPI Time-to-Fill ist also nicht nur der grobe Zeitrahmen, sondern auch die Zeit für die Zwischenschritte des Recruitingverfahrens relevant. In einem Bewerbermanagementsystem können so Zeitstempel für die einzelnen Phasen gesetzt und schließlich analysiert und beispielsweise für verschiedene Jobportale verglichen werden.

2) Cost per hire

Für viele Unternehmer der wichtigste KPI. Mit Cost per hire werden die Kosten, und zwar die internen wie die externen pro gelungenem Einstellungsverfahren gemessen. Zu erfassen sind dabei also sowohl Personal- als auch Marketingkosten. Aus dem Cost-per-Hire ergibt sich daher eine ideale Darstellung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses.

3) Channel Effectiveness

Welche Recruiting-Kanäle sind effektiv und welcher ist es nicht? Diese Frage beantwortet der Channel Effectiveness KPI. Recruiter können hiermit Rekrutierungsquellen analysieren, um ihr Budget auf stärkere Kanäle zu verteilen.
Die Ermittlung lässt sich sehr einfach durch Online Tracking realisieren.

Konkret: Die Frage, die die Channel Effectiveness beantwortet, lautet: Wie viel Prozent der Bewerbungen pro Kanal führen zu einer Einstellung?

4) Time to hire

Im Gegensatz zu Time-to-fill gibt diese Kennzahl an, wie lange ein Recruiter benötigt, um einen auserwählten Kandidaten zur Einstellung zu bewegen. In Zeiten des Mangels an Fachkräften in Kernbereichen der Wirtschaft bekommen Unternehmen nicht mehr jeden Bewerber, dem sie ein Angebot machen.

Der Time to hire KPI gibt Personalführung und Recruitern einen Überblick über die eigene Performance im Rekrutierungsprozess. In Verbindung mit Time-to-hire wird daher häufig auch die Offer-Acceptance-Rate erhoben, die angibt, in wie viel Prozent der Fälle ein Bewerber das Vertragsangebot annimmt.

Personalabteilungen finden so heraus, wie gut ihr Rekrutierungsprozess funktioniert, und können gegebenenfalls die Candidate Experience verbessern oder auch Einstiegsgehälter anpassen.

5) Frühfluktuationsrate

Die Frühfluktuationsrate ist eine wichtige Kennzahl im Personalcontrolling. Streng genommen ist sie keine Recruiting-KPI, da sie anzeigt, wie viele Mitarbeiter in den ersten sechs Monaten nach Anstellung das Unternehmen wieder verlassen. Aber die Ursache für die Unzufriedenheit findet sich in vielen Fällen im Onboarding und Recruiting.

Die Frühfluktuationsrate wird gemeinsam mit anderen Einflussfaktoren des Recruitingprozesses betrachtet und gibt Personalern eine neutrale Sicht über Personalbewegungen im Unternehmen. Einer hohen Fluktuationsrate kann bereits im Recruiting entgegengewirkt werden (Stichwort Candidate Experience).

6) Candidate-Conversion-Rate

Dieser KPI misst den Anteil der Besucher von Karriereseiten, die sich bewerben. Besonders interessant ist die aufeinanderfolgende Betrachtung der Candidate-Conversion-Rate und der Channel Effectiveness. Zwar wird der letztgenannten eine höhere Wichtigkeit zugeschrieben, aber die Candidate Conversion wird zu einem früheren Zeitpunkt relevant. Logisch nachvollziehbar möchten Recruiter zunächst erfahren, wie viele der Seitenbesucher sich bewerben und erst dann, wie viele davon zur Anstellung bewogen werden können.

7) Quality-of-hire

Hier wird es etwas komplizierter. Die Quality-of-hire KPI dient wie der Name verrät, der Evaluierung der Qualität von Neueinstellungen. Sie kann verschiedene Metriken einbeziehen, wie die kulturelle Passung, die Produktivität, das Employee Engagement oder die Turnover-Rate (Wie lange bleibt ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen).

Es gibt also keine Einheitsgröße, die auf alle Unternehmen anwendbar ist. Dazu ist die mögliche Datenbasis, die zur Errechnung der Quality-of-hire herangezogen werden kann, riesig. Beispielsweise kann die Jobperformance auf Basis von Performance-Rankings oder auch auf blanken Verkaufszahlen, beispielsweise bei Außendienstmitarbeitern herangezogen werden.

Unabhängig von Branche, Unternehmen und Abteilung berechnet man die Quality-of-hire am besten, indem man eine einheitliche Skala zugrunde legt (z. B. 1-10). Aus der Anzahl und dem gemessenen Wert pro Metrik errechnet man dann den Durchschnitt.

8) Cost-of-Vacancy

Die Cost-of-Vacancy beschreibt als KPI die Kosten, die eine vakante Stelle verursacht. Davon ausgehend, dass jeder Mitarbeiter einen messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg beiträgt, verursacht eine unbesetzte Stelle einen wirtschaftlichen Verlust für das Unternehmen. Am einfachsten zu erfassen ist diese KPI natürlich im Vertrieb.

Für die Berechnung der Cost-of-Vacancy wird die Time-to-Hire, die Anzahl der Arbeitstage pro Jahr und das Jahresgehalt benötigt. Dazu kommt ein Faktor für die jeweilige Umsatzrelevanz der Stelle.

9) Applications-per-Vacancy

Wie viele Bewerbung erhalten wir je ausgeschriebener Stelle? Das ist die Frage, die die Kennzahl Applications-per-Vacany beantwortet. Die Metrik „Erhaltene Bewerbungen pro Vakanz“ gibt also einen Einblick in die Reichweite von Stellenausschreibungen. Zudem zeigt sie das allgemeine Interesse an einer Beschäftigung in einem Unternehmen.

10) Cost-per-Application

Ein wichtiger Indikator, der aber im Zuge von Pay-per-Application Modellen von Jobportalen eventuell seltener erhoben werden wird. Einige Jobportale bieten Inserenten nämlich bereits an, nicht mehr pro Inserat, sondern pro eingegangener Bewerbung zu zahlen.

Trotzdem kann der KPI Cost-per-Application Interessantes zutage fördern. Beispielsweise, dass die Konversationsrate montags doppelt so hoch ist wie Samstags. Abgesehen von zeitlichen Steuerungsfaktoren liefert der Cost-per-Application auch eine Bewertungsbasis für Medienaktivitäten über die verschiedenen Jobbörsen hinweg.

 

Recruiting KPIs – Recruiting ist Marketing

Zunächst sei gesagt, eine Kennzahlenbasis für das Recruiting aufzubauen, ist keine Raketenwissenschaft. Es ist allerdings hilfreich zu wissen, welche Recruiting KPIs den größten Erkenntnisgewinn bringen. Denn eine zu große Datenbasis schafft Verwirrung und ist daher ineffektiv.

Zudem ist selbstverständlich die Frage der richtigen Tools entscheidend. Die kurze Antwort dazu lautet: Recruiting Software. Der Markt an HR-Software ist groß. Darunter finden sich sowohl Komplettlösungen, die den gesamten Prozess von der Stellenausschreibung über das Onboarding bis zum Outplacement abdecken als auch Insellösungen und Erweiterungspakete für bestehende HR-Software.

Zugegeben, in vielen HR-Abteilungen gibt es eine Abwehrhaltung gegenüber der Transparenz, die durch Recruiting KPIs hergestellt werden kann. Viele Recruiter befürchten, dass dadurch eine sehr große Ineffektivität der Rekrutierungsstrategie aufgedeckt werden könnte. Aber es könnte auch das Gegenteil der Fall sein. Wer als Recruiter selbst auf Handlungsbedarfe aufmerksam macht und den Zusammenhang von Cost-per-hire und Quality-of-hire aufzeigen kann, hat auch Chancen auf ein höheres Budget.

Dazu ist der Arbeitsmarkt in vielen Branchen längst mit selbstbewussten Bewerbern durchdrängt, die detaillierte Anforderung an potenzielle Arbeitgeber stellen. Kein Arbeitgeber kann sich auf Dauer leisten „Post and Pray“ zu betreiben und schlicht auf Bewerber zu hoffen. Die „Candidate Experience“ ist als Äquivalent zur Customer Experience bereits in aller Munde.

Es ist ein langer Weg von „Post and Pray“ hin zu sinnvollen Recruiting KPIs. Wie schnell ihn Unternehmen beschreiten, wird aber mehr und mehr zu einem Faktor für wirtschaftlichen Erfolg.

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