Bewerbermanagementsystem (ATS) im Recruiting einsetzen

Die Anforderungen an das moderne Recruiting und die Erwartungen von Kandidaten steigen stetig. Wenn die dazugehörigen Prozesse größten Teils manuell ablaufen und nicht komplett ineinander greifen, wird die Mitarbeitergewinnung schnell zur Herausforderung und verursacht unnötige Aufwände in Ihrem Unternehmen. Ein professionelles Bewerbermanagementsystem oder auch ATS (Applicant Tracking System) unterstützt Sie in den wichtigsten Recruitingprozessen und automatisiert wiederkehrende aufgaben, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen einstellen.

Inhalt des Artikels: 

  • Definition: Bewerbermanagementsystem (ATS)

  • Wichtige Funktionen und Auswahlkriterien
  • Vorteile eines Bewerbermanagementsystems (ATS)

Definition: Was ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS)? 

Das Bewerbermanagementsystem (ATS) ist das Herzstück Ihrer HR Software. Über den gesamten Recruitingprozess hinweg, unterstützt Sie das Bewerbermanagementsystem in den separaten Aufgaben und Entscheidungen. Durch technologische Lösungen und anpassbare Workflows werden wiederkehrende Aufgaben wie das Schalten von Stellenanzeigen oder das Erfassen von Bewerbungen automatisiert. Aufeinander abgestimmte Prozesse sorgen dafür, dass sie in Ihren Aufgaben unterstützt werden und zeitgleich die Candidate Experience verbessert wird.

Wichtige Funktionen eines Bewerbermanagementsystems (ATS)

Damit das Bewerbermanagementsystem (ATS) Sie optimal im Recruiting unterstützt, sollte dieses Funktionen aus den wesentlichen Prozessschritten integriert haben:

Einfache Erstellung von Positionen und Start der Recruiting Maßnahmen

Bevor es an die Besetzung der Vakanz geht, gilt es die Position in Abstimmung mit Ihren Kollegen aus der entsprechenden Fachabteilung anzulegen und die wichtigsten Rahmenbedingungen und Fakten zu klären. Welche Hard- und Softskills werden für die Position benötigt? Wird diese in Voll- oder Teilzeit besetzt? Und in welchem Gehaltsrahmen wird gesucht?

Wenn der Inhalt der Position abgestimmt ist, sollten Sie die Ausschreibung der Position als Stellenanzeige im Bewerbermanagementsystem vorbereiten können. Ein integrierter Editor für HTML Stellenanzeigen, der die Position in Ihrem Corporate Design erscheinen lässt und verschiedene Designs in Abhängigkeit zur Zielgruppe ermöglicht, sollte als Kernfunktion vorhanden sein. Weiter sollten Sie darauf achten, dass das Bewerbermanagementsystem (ATS) technische Schnittstellen zu den für Sie relevanten Jobbörsen integriert hat. Das Multiposting von Stellenanzeigen spart Ihnen manuelle und doppelt Prozessschritte.

Prozesse optimieren und in Workflows unterstützt werden 

Das Bewerbermanagementsystem (ATS) sorgt dafür, dass sie effiziente Prozesse für Recruiter, Bewerber und Fachabteilung abbilden und stets den Überblick im gesamten Recruitingprozess behalten.

Um interessanten Kandidaten den Bewerbungsprozess zu vereinfachen, sollten Bewerbungsformulare per Upload aus bestehenden Social Media Profilen (z.B. XING und LinkedIn) befüllt werden können. Per One-Click-Apply erzielen Sie eine verbesserte Abschlussrate und generieren mehr passende Bewerber. Dabei ist es ein weiterer wichtiger Aspekt, dass die Bewerberdaten mit Unterstützung des Bewerbermanagementsystems (ATS) DSGVO konform verarbeitet und in Ihren Datenbanken gespeichert werden.

Die wesentlichen Workflows wie z.B. die Koordination von Terminen, die Kommunikation mit den Kandidaten und Abstimmungen mit den beteiligten Kollegen der Fachabteilung sollten unterstützt und entsprechend Ihrer Bedürfnisse angepasst werden können. Manches Bewerbermanagementsystem (ATS) bietet die Möglichkeit wiederkehrende und standardisierte Prozessschritte zu automatisieren und Ihnen damit etwas Arbeit abzunehmen. So ist zugleich sichergestellt, dass kein wichtiger Prozessschritt übersehen wird oder in Vergessenheit gerät.

Wie in den meisten Softwaresystemen sollten auch ein flexibles Rechtemanagement und eine entsprechende Administration möglich sein. Ein Hiring-Manager sollte z.B. nur die von Ihm selbst zu besetzenden Positionen bzw. die zu besetzenden Positionen seiner Abteilung einsehen können, während ein Recruiter einen übergreifenden Zugriff auf die vakanten Positionen benötigt.

Kandidaten vergleichen und den passenden Bewerber auswählen 

Eingehende Bewerbungen sollten übersichtlich und in vergleichbarer Form in Ihrem Bewerbermanagementsystem (ATS) dargestellt werden, um Ihnen die Auswahl der passenden Bewerber zu erleichtern.

Ein systematischer Abgleich von vorhandenen Hard- und Softskills eines Bewerbers, Gehaltsvorstellung und frühester Verfügbarkeit, sowie den Ergebnissen von im Recruitingprozess durchgeführten Online-Assessments, erleichtert Ihnen die Gegenüberstellung der verschiedenen Bewerber für die zu besetzende Position.

Einige Bewerbermanagementsysteme (ATS) haben eine Matching-Funktion integriert, die automatisiert die Bewerberprofile mit den Anforderungen der Position abgleicht und Ihnen Auskunft zur Passgenauigkeit gibt.

So werden Sie bei der Auswahl des passendsten Kandidaten von Ihrem Bewerbermanagementsystem (ATS) unterstützt und können den weiteren Recruitingprozess bis hin zur Einstellung effizient abbilden.

Bewerber, die aktuell nicht für den weiteren Recruitingprozess berücksichtigt werden können, sollten Sie in einem integrierten Talentpool speichern. Mit Unterstützung Ihres Bewerbermanagementsystems (ATS) bleiben Sie mit diesen Personen im regelmäßigen Kontakt (Talentrelationshipmanagement) und können bei künftigen zu besetzenden Positionen direkt wieder in die Gespräche einsteigen.

Recruitingerfolge monitoren und Budgets effektiv einsetzen


In vorkonfigurierten Reports und Dashboards gewinnen Sie Einblick in wichtige Insights Ihres Recruitingprozesses. Das Bewerbermanagementsystem sollte Ihnen Auskunft über den Erfolg der verschiedenen Recruitingkanäle, Ihre Time-to-Hire und weitere relevante Prozessschritte geben.

Mit diesen Einblicken haben Sie die Möglichkeit Ihren Recruitingprozess weiter zu optimieren und Ihren Recruitingerfolg zu steigern. Zudem hilft es Ihnen dabei, dass Sie die effektivsten Recruitingkanäle für Ihre zu besetzenden Positionen identifizieren und Ihr Recruitingbudget bestmöglich investieren.

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) professionalisiert Ihren Recruitingprozess und hilft Ihnen zu besetzende Positionen bestmöglich und effizient zu besetzen

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